QUAIS AS NOVIDADES?

Em tempos de transformação digital, o setor contábil é um dos que mais tem sofrido disrupções. Seu setor financeiro pode adotar a melhor tecnologia disponível no mercado, mas como gestor é preciso adotar metodologias que ofereçam oportunidade de mudanças e melhorias contínuas na organização. Afinal, o futuro da contabilidade já é realidade e quem não se organizar poderá ser facilmente ultrapassado pela concorrência. Como os profissionais da área vêm abraçando as novas ferramentas, podemos ver o potencial transformador da tecnologia para a contabilidade Buscar a qualidade e a melhoria contínua dos seus projetos é uma das metas fundamentais de qualquer empresa. Assim, faz-se necessário o uso de ferramentas como o ciclo PDCA, um método bem simples e eficiente na verificação do cumprimento com o que fora planejado. A Análise PDCA é uma das metodologias mais populares que podemos mencionar. Basicamente, sua lógica se dá em dividir a administração de um projeto ou processo em etapas, para assim simplificar sua gestão e deixá-la aberta para possíveis mudanças durante a jornada.  PDCA: o que é? Ciclo PDCA na solução de problemas nas empresas é uma das metodologias mais usadas. Assim como para a melhoria contínua de processos. É uma ferramenta dividida em quatro etapas e utilizada para solucionar problemas que não são facilmente visualizados. Geralmente, esses problemas também já sofreram diversas tentativas falhas de solução. Suas finalidades são acelerar e aperfeiçoar as atividades de uma empresa, por meio da identificação dos problemas, de suas causas e das possíveis soluções. A Análise PDCA é uma metodologia focada na melhoria contínua de um processo, baseando-se em um ciclo de quatro fases etapas como dito acima: ● P: Plan – planejar ● D: Do – fazer ● C: Check – checar ● A: Action – agir Ela foi criada na década de 20 pelo físico americano Walter Andrew Shewhart, a análise PDCA tinha como foco o controle estatístico das empresas, mas foi apenas na década de 50 que a metodologia se popularizou pelas mãos do professor William Edward Deming. E a grande razão da Análise PDCA ser utilizada até hoje é a resolução de problemas: ela é um passo a passo para o alcance de metas, melhorias e aperfeiçoamento de processos. Ciclo PDCA: quais são suas etapas? Esses são os 4 passos do ciclo, que normalmente começa pelo planejamento. Pode utilizar variações, dependendo do tipo de objetivo procurado pela empresa. 1ª etapa: PLANEJAMENTO O primeiro passo do ciclo é o planejamento. Sua ordem lógica começa com o PLAN, que foca na parte estratégica. O objetivo aqui é levantar e analisar informações para estabelecer objetivos e metas. É importante elaborar um plano/estratégia que resolva os problemas encontrados. Para isso, deve-se desenvolvê-los com base nos valores e diretrizes políticas da empresa. Depois é que se vai considerar o estabelecimento dos objetivos pretendidos com o ciclo. Em seguida, faz-se a escolha do caminho a ser percorrido para que os objetivos sejam atingidos e, também, a definição dos métodos que serão utilizados para chegar a isso. Além dessas fases, no planejamento é escolhida a equipe que fará parte do processo, incluindo os líderes de cada um. Essa etapa da aplicação do Ciclo PDCA é dividida em 4 fases: 1. Identificação do problema Nessa fase, é fundamental definir o problema e reconhecer a importância dele para o desenvolvimento da atividade. Pergunte-se “O que está acontecendo?”. Levante o histórico do problema, mostre as perdas causadas pelo problema e proponha uma data para o problema ter sido solucionado. Para ter uma melhor visão do problema, você pode usar relatórios, dados, gráficos, fotos ou ferramentas como o Brainstorming . 2. Observação do problema Agora, o problema deve ser observado em seus detalhes, com suas características específicas. Essa pode ser a fase mais demorada do processo. Afinal, as características do problema devem ser analisadas por vários pontos de vista, além de observar o problema nos locais onde acontecem. Ferramentas como a Análise de Pareto são normalmente utilizadas para apoio a essa etapa. Quando concluída, permitirá ao grupo estimar o orçamento necessário para resolver o problema, bem como a meta a ser atingida com a sua solução. 3. Análise do problema A pergunta a ser feita durante a análise PDCA é “Por que esse problema está acontecendo?” É nessa fase que as causas serão descobertas. Levantar as possíveis causas, colocá-las em ordem de relevância e escolher as prováveis. Além de testar essas hipóteses com novos dados coletados e descartar as mais improváveis fazem parte da seleção de causas do problema. 4. Plano de ação Após a identificação das causas do problema, é hora de criar ações para resolvê-lo. O 5w2h ou plano de ação são as ferramentas ideais para essa etapa. Pois permitem descrever claramente o que precisa ser feito, quem será o Responsável e quando deverá ser concluída cada tarefa planejada. 2ª etapa: EXECUÇÃO Na fase DO, ou Execução, é onde efetivamente se coloca em prática a execução do Plano de Ação criado. Essa é uma das etapas mais importantes do ciclo e deve ser acompanhada de perto. Assim, as ações serão executadas conforme planejado. É importante anotar e evidenciar os resultados (bons ou ruins) de cada tarefa concluída. Isso permite um aprendizado necessário ao time envolvido durante o processo. 3ª etapa: VERIFICAÇÃO No CHECK, é onde acontece a verificação do que foi executado e dos resultados obtidos com o plano de ação. Essa fase pode ser desenvolvida ao longo da execução do Plano de Ação ou, então, formalmente ao término do mesmo, podendo inclusive envolver pessoas ou grupos externos ao time responsável pela solução do problema. Essa verificação consiste em confirmar se o que foi planejado já está implantado, além de comparar os resultados entre o antes e o depois e o alcance da meta proposta. Se os resultados colhidos na verificação não forem satisfatórios, é recomendado que se volte à fase de Planejamento do PCDA. 4ª etapa: AÇÃO Na última etapa, o ACT, nos permite refletir sobre o caminho a ser tomado ao término do ciclo: como será a divulgação dos resultados e do aprendizado adquirido e o que fazer com os eventuais problemas remanescentes. Aliás, eles poderão ser abordados em um novo “Giro do PDCA”, para a melhoria contínua dos processos. Essa etapa é dividida em 2 partes: 1. Padronização Aqui é padronizado o que deu certo no Plano de Ação. Evitando-se, assim, que o problema arrisque reaparecer. Essa padronização é feita a partir da criação ou revisão de documentos que descrevam os processos (padrões). Além disso, é importante comunicar as alterações nos variados veículos de comunicação da empresa, como e-mails, reuniões, etc. Para essa padronização ser efetiva, a equipe deve estar apta a desenvolvê-la, demandando treinamento e educação para os envolvidos na mudança. 2. Conclusão É agora que a equipe faz uma reflexão sobre todos os resultados (com a ajuda de gráficos, fotos e outras ferramentas como a Análise de Pareto ou a Folha de Verificação ). Deve-se documentar o que deu certo e o que não deu, identificar o que ainda pode melhorar no processo, registrar o aprendizado que o ciclo gerou para o grupo e pensar nos planos. Quais são as vantagens do PDCA como ferramenta de gestão? Diante da simplicidade do ciclo PDCA muitas pessoas duvidam da sua eficácia e do tipo de benefícios que traz para as empresas. Por isso, veja as vantagens mais evidentes: Produtividade Quando os processos melhoram, aumenta a produtividade da sua empresa, pois o time realiza mais ações em menos tempo. A produtividade reflete na eficiência e também na competitividade do negócio, resultando em mais clientes, crescimento do faturamento e mais sucesso na gestão. Tudo o que o futuro da contabilidade precisa! Fim do retrabalho Retrabalho é um dos maiores problemas no setor financeiro. Um setor gera um relatório, imprime e manda para outro setor, que terá que digitar os dados novamente. Esse cenário é bastante comum, não é verdade? Se você identifica esse problema, realize o ciclo PDCA, reduzindo a espera pelos dados, o tempo de digitação e também os recursos envolvidos. Redução de custos Um financeiro eficiente economiza recursos com coisas supérfluas, como a impressão do relatório do exemplo anterior e passa a investir o dinheiro poupado em melhorias reais. E a tecnologia na contabilidade pode ajudar a melhorar ainda mais a produtividade e os resultados, basta que todos os documentos necessários estejam na nuvem. Como aplicar no seu negócio? O ciclo PDCA ajuda a entender como um problema surge e de que maneira deve ser solucionado. A partir da oportunidade de melhoria, você deve definir as ações necessárias para promover as mudanças almejadas. A ideia é que os resultados sejam alcançados com mais qualidade e eficiência. Para colocar o ciclo PDCA em ação, você deve seguir às quatro fases necessárias, que já explicamos anteriormente, sendo elas: P – Planejar Esta é a fase em que você seleciona um processo que precisa ser resolvido, listando as possíveis causas e soluções. Uma maneira de conferir se tudo está indo bem é a equipe deve fazer uma reunião semanal, ao menos, para apresentar os resultados e avaliar as ações alinhadas na semana anterior. Também é importante conversar para discutir as demandas diárias. D – Desenvolver Nesta fase são realizados testes a partir das hipóteses levantadas, buscando sempre reduzir ou eliminar o problema. Mas desenvolver um planejamento exige habilidade técnica. Assim, saiba a quem delegar, explique o que deve ser feito, exige velocidade na execução e tenha canais para acompanhar os resultados. C – Conferir A proposta aqui é garantir que o problema foi resolvido, portanto, consiste em monitorar os resultados e comparar o antes e o depois da implementação da melhoria. Apesar do ritmo frenético que sua empresa tem, verifique pelo menos uma vez por dia se as principais demandas ou as mais críticas estão em andamento. Assim, em caso de qualquer problema, pode ser feita uma correção. A – Agir Significa registrar as mudanças realizadas, formalizá-las e partir para outro ponto a ser melhorado. Em algumas empresas, os clientes têm problemas para definir e enviar a documentação necessária. Assim, acabam atrasando o envio da documentação, além de ficar faltando informações e arquivos importantes. Com o ciclo PDCA, você pode planejar uma capacitação com a equipe do cliente, fazer o treinamento, verificar se o problema foi resolvido e se o gestor está mais satisfeito. E depois agir, aplicando a mesma metodologia em outros áreas ou fazendo o processo online. Se a metodologia não der certo, é preciso voltar à primeira fase e refazer o percurso. Conclusão Com vantagens claras, o ciclo PDCA tem uma aplicação simples e que não exige grandes transformações para ser colocada em prática, ideal para você implementar agora na gestão de projetos/obras. Colocá-la em prática na sua empresa é como dar o primeiro passo rumo a uma jornada de melhoria contínua. Pois, como foi citado acima, a Análise PDCA é um ciclo e não há nada tão bom que não possa melhorar, não é mesmo? Com isso, nós do TaskDo podemos te ajudar. Agende uma conversa com um de nossos consultores e entenda como você pode automatizar a sua Gestão Contábil e evitar erros, multas e retrabalhos. Aumente a produtividade da sua equipe com o TaskDo! Solicite agora mesmo sua demonstração!

Mapear processos contábeis vai ajustar o seu foco em atender as necessidades do cliente. Você está conseguindo fazer isso na sua empresa? Uma empresa tende a lidar com diversas atividades delicadas que estão diretamente ligadas à legalidade e conformidade de seus clientes. E a chave para manter essas atividades organizadas é mapear os processos contábeis de forma eficiente. Esse é um problema que se complica conforme o negócio cresce no mercado e aumenta sua cartela de clientes. Para solucionar essa questão, o gestor deve estudar e aplicar técnicas específicas que permitam organizar processos. Fique conosco e aprenda quais são os passos essenciais para mapear seus processos contábeis! Quais são os principais benefícios da automação contábil O que é mapeamento de processos? Todo negócio costuma realizar uma série de processos empresariais frequentemente que nada mais são, do que uma sequência de tarefas para viabilizar a entrega de um serviço ao cliente. E pode ser um pouco difícil e complexo estar sempre a par de todas as etapas que, juntas, formam um desses processos. Desse modo, o mapeamento de processos vem para tornar a sua vida bem mais fácil. Pois, trata-se de uma ferramenta que possibilita a identificação de todos os componentes necessários para que as atividades propostas pela sua contabilidade saiam conforme o planejado. Diminuindo a necessidade de modificações frequentes, assim como o surgimento de alguns problemas. Sendo assim, mapear processos contábeis, nada mais é que uma forma segura e estratégica de controlar cada passo dado dentro da empresa, entendendo como é seu funcionamento em uma visão macro e avaliando se todos os departamentos e colaboradores estão cumprindo com seus objetivos. Quais são seus maiores benefícios? O mapeamento de processos tem o papel não só de identificar os processos existentes, mas também otimizá-los, trazendo impactos favoráveis. Além disso, existem outras questões que fazem dele uma ferramenta fundamental para a gestão contábil, veja algumas aqui embaixo: Identificação de gargalos Um gargalo é como uma restrição de capacidade que cria algo parecido como um engarrafamento. Ele mostra que existe um ponto do fluxo de uma atividade que não vai bem e, como resultado, atrapalha o andamento do restante do trabalho. Com o mapeamento de processos, fica mais fácil identificar onde acontecem esses gargalos e, posteriormente, remodelar o processo para que ele atinja um nível de desempenho superior. Definição de funções O mapeamento de processos não estrutura apenas as atividades que precisam ser feitas. Ele também traz uma relação dos colaboradores que fazem parte do processo, seja como responsável ou participantes. Nesse ínterim, as funções e papéis dentro do processo ficam mais claras, trazendo transparência ao fluxo, o que é fundamental para que todos entendam como o seu trabalho impacta no trabalho dos demais. Prevenção de recursos Com um detalhamento maior do processo fica bem mais fácil ter um controle dos recursos humanos, financeiros e materiais necessários para que uma atividade cumpra o seu objetivo. Isso garante que não faltarão insumos dentro da cadeia produtiva do processo. Previsão de custos Que todo processo gera um custo, isso todos sabemos. Neste cenário, o mapeamento de processos traz visibilidade para as entradas e saídas das atividades, garantindo que não haja um desequilíbrio de custo-benefício. Por isso, existem processos tão caros que não compensam ser executados. Cabe ao gestor contábil verificar quanto será a despesa com a execução do processo. E, caso a conta não fecha, é importante trabalhar em melhorias para otimizá-lo. Mensuração de desempenho O mapeamento de processos permite medir como está a saúde do processo, pois possibilita a padronização das atividades. Desse modo, se cada um executar o processo do seu jeito, os indicadores sofrerão distorções e não refletirão a realidade. Consequentemente, comparações com meses anteriores seriam equivocadas e, a partir dessas comparações, é possível mensurar o que está funcionando e o que necessita de ajustes dentro de um processo. Isso garante o controle e facilita a busca por maximizar a qualidade de suas entregas Como mapear seus processos contábeis? Na área contábil, a organização deve ter uma grande atenção pelo fato de as atividades exercidas serem bastante complexas. Entretanto, você conseguirá grandes diferenciais competitivos ao exercer uma organização eficiente. Veja os passos principais para fazê-la abaixo. Mapeie todos os processos O primeiro passo é mapear todos os processos de rotina, essa é uma técnica onde o fluxo de atividades internas da empresa são desenhadas visando identificar todas suas entradas, saídas e ações. Com ela os gestores conseguem visualizar as atividades essenciais para a empresa, as que agregam mais valor e as que geram inconformidades, gargalos nos produtos e atrasos. Melhore a comunicação interna A boa comunicação interna é uma ótima estratégia para ajudar na organização dos processos, já que eles se ajudam e colaboram para alcançar os resultados. Por isso você deve prover formas fáceis de todos os colaboradores se comunicarem. Incentive o compartilhamento de informações As empresas possuem dezenas de planilhas contendo informações financeiras, modelos de documentos, tabelas, listas, etc. Esses arquivos são utilizados em diferentes processos e podem ser de grande ajuda na execução das tarefas. Arquitete um fluxograma O fluxograma é uma representação gráfica de um processo, demonstrando visualmente um passo a passo a ser seguido por figuras geométricas, linhas e textos que expressam a ordem de acontecimentos. Seu objetivo é o de demonstrar as tarefas e identificar os responsáveis por cada uma delas. Tenha um sistema de gestão eficiente É bastante difícil organizar processos manualmente, são inúmeras as informações que devem ser controladas pelo gestor. Para economizar tempo e evitar erros, você pode delegar essa atividade para um sistema de gestão desenvolvido especialmente para a contabilidade da sua empresa. Gestão do fechamento contábil: como controlar pelo TaskDo? Conclusão Organizar processos é fundamental para quem buscar que a área de contabilidade melhore seus resultados, consiga se expandir e gear informações relevantes. É importante mencionar que, esse é um processo contínuo, não basta fazer uma vez e achar que está tudo certo. É necessário acompanhar e ter em mente que é sempre possível tornar algo bom ainda melhor. Por isso o TaskDo está aqui, para te ajudar. O TaskDo é uma potente ferramenta de otimização de processos, que pode ajudar a sua empresa a monitorar obrigações e tarefas contábeis com mais propriedade. Chega de perder prazos por conta de problemas que podem ser evitados. Com o TaskDo, você tem acesso a recursos de organização integrados, pensados especialmente para facilitar a rotina contábil da sua empresa. Afinal, com a nossa ferramenta, você poderá economizar tempo e entregar melhores resultados. Dê adeus para as tarefas excessivamente operacionais e deixe o TaskDo trabalhar por você. Assim, nossa ferramenta de gestão ajudará você a ter mais controle sobre o fluxo de processos para contabilidade, além de ser fácil de usar e muito confiável. Solicite a sua demonstração gratuita agora!

Para melhorar os processos de uma empresa é possível usar tipos de metodologias que ajudam a alinhar as equipes e a deixar os colaboradores em sintonia. Uma delas é o organograma funcional. Otimizar processos é um objetivo comum entre as empresas, não importa seu tamanho ou nicho de atuação. Entretanto, para saber como promover qualquer mudança na rotina, é preciso ter clareza de como os negócios e como cada setor funciona. Agora, você entenderá tudo o que precisa sobre esse assunto, além de aprender como criar o organograma para a sua empresa. Assim, você poderá aplicar seus novos conhecimentos adquiridos com a leitura em benefício do seu negócio. Acompanhe! O que é um organograma funcional? Sua estrutura é muito parecida com a de um organograma vertical, porém no organograma funcional o foco está nas funções exercidas. Para uma explicação mais clara, no organograma vertical os quadros indicam as denominações do cargo ocupado por cada um: diretor, assessor, gerente de fábrica, etc. No organograma funcional, as indicações estão relacionadas às atividades de contabilidade, consultoria, vendas e estoque. Principalmente para empresas mais modernas, que desprezam o conceito tradicional de hierarquia, o organograma funcional é muito útil, pois indica de maneira mais clara a função exercida, que, para corporações que adotam essa cultura interna, é mais importante do que o cargo que a pessoa ocupa. Ou seja, um organograma funcional é constituído por quadros dispostos em sequência. Neles, estão os cargos existentes na empresa, como diretor, gerente ou auxiliar. Esses quadros são ligados reciprocamente com linhas, para indicar quem se reporta a quem. Por norma, os quadros representando cargos mais importantes ficam na parte de cima; conforme descemos, chegamos aos cargos de menor responsabilidade. Assim, é possível visualizar como as equipes se organizam dentro da organização e mostrar aos gestores e colaboradores, claramente, como ela funciona e qual é a função de cada um nessa estrutura. Por isso, apesar de simples, o organograma pode ser uma ferramenta muito útil. Qual a sua importância? Além da representação visual do funcionamento de uma organização, um organograma funcional tem outras funções que devem ser observadas. Por exemplo, na comunicação organizacional e na hora de supervisionar os trabalhos, o organograma funcional ajuda os funcionários a entender seu lugar na organização e com quem eles têm vínculos diretos e indiretos. Mas, os organogramas funcionais também são úteis para momentos onde há troca de funções e reestruturação das equipes. Outra função prática pode ser a identificação de gaps de talentos, quando algum departamento é descoberto em alguma de suas necessidades e até mesmo em relação à diversidade nas empresas. Ou seja: quando sua organização estiver planejando sua força de trabalho. Organograma funcional: conheça os principais tipos Apesar de terem o mesmo propósito, sua empresa pode criar um tipo específico de organograma, que atenda melhor suas necessidades, chamado de organograma funcional. Neste, ao invés de relações hierárquicas, o que se representa são as relações funcionais entre os cargos existentes, como já mencionamos anteriormente. Na prática, esse recurso define quais são os colaboradores que existem em todos os departamentos, principalmente em relação às suas especialidades e funções. E, nos organogramas funcionais, você pode criar diferentes formatos de estrutura. O melhor formato dependerá das necessidades específicas de seu negócio, da estrutura da sua organização e até mesmo da sua cultura organizacional. Você encontrará muitas variações, mas as principais são: Organograma hierárquico O mais comum, que ilustra as relações de poder de cima para baixo, do maior ao menor. Por exemplo, o CEO de uma companhia é o cargo de maior importância, e, abaixo dele, serão listados os demais. O organograma costuma representar as comunicações no sentido de para quem as pessoas reportam os trabalhos e quem são os profissionais que reportam a elas. Organograma Matricial Organizações com mais de um gerente podem ser melhor representadas neste modelo. Digamos que seu negócio tem uma linha de criação de produtos que está subordinada ao designer chefe. Mas os mesmos designers podem também trabalhar em projetos que impliquem subordinação a outros departamentos. Assim, os designers terão mais de um gerente. Organograma Plano Também conhecido como organograma horizontal, é útil para organizações com poucos gerentes ou não contam com essa função entre seus quadros. Bastante simples, costuma descrever o funcionamento de um negócio em poucos níveis: representa os chefes e seus subordinados diretos. Em organizações nas quais os funcionários costumam participar das decisões e tenham múltiplas responsabilidades, é o modelo mais apropriado. Organograma Circular Também conhecido como organograma radial, tem como elemento central o cargo de maior hierarquia. A partir dele, ramificam-se os departamentos e funções da organização. Este formato é um dos mais interessantes quando se busca chamar a atenção visualmente. O uso de cores, enquanto em que as funções se afastam do centro, também dá ainda mais destaque para o conjunto. Em comum em todos os modelos que descrevemos acima, tem algo a considerar na representação visual dos vínculos existentes em uma empresa é como o desenho em si, é feito. Como as relações são descritas com quadros e linhas, você pode ter linhas completas, quando a relação for direta, ou usar linhas tracejadas, quando houver vínculo indireto. Como fazer o seu organograma funcional? Certamente essa é a dúvida de muitas pessoas sobre como montar a estrutura de um organograma, qual programa ou ferramenta utilizar, entre outras. Neste caso, você pode, por exemplo, usar o LucidChart, o Canva, o Excel ou até mesmo o PowerPoint do Windows. Mas, independentemente da ferramenta, o melhor é começar fazendo uma listagem de todos os cargos existentes em sua empresa. Para isso, uma simples folha de papel já é mais que suficiente. O Excel, por exemplo, é um dos programas mais usados para fazer isso. Já que o próprio possui até mesmo modelos prontos, que podem facilitar ainda mais esse processo e principalmente para quem não domina esta metodologia. Além disso, também pode ser feito por meio de ferramentas de gestão online, ou aplicativo. Entretanto, lembre-se que a pessoa que for montar a estrutura e organizá-la deve conhecer muito bem cada área da empresa. Ou seja, saber quem são os colaboradores e o departamento de cada um deles, para não haver erros. Conclusão Em suma, o organograma de uma empresa é um documento que oficializa como o negócio está sendo organizado, definindo a relação entre todos os setores e os cargos e funções. Ele tem o intuito de facilitar o entendimento sobre como funciona a companhia. Para montar um organograma, conte com o uso de softwares modernos e práticos, seja objetivo e claro, e primeiramente, tenha conhecimento dos processos internos que serão descritos no documento. Um bom organograma funcional facilitará uma série de tarefas e ajudará até mesmo no recrutamento de talentos e na elaboração de um plano de carreira. E com o TaskDo, você muda para a contabilidade automatizada e obtém os benefícios que te mostramos ao longo deste artigo. O TaskDo impulsiona uma melhor tomada de decisão em toda a empresa, fornecendo controle em tempo real, eficiência operacional e insights importantes, ​​que estão alinhados com as suas operações diárias, por uma ferramenta de gestão contábil feita de contador para contador. Converse com um de nossos consultores e solicite uma demonstração gratuita! Entenda como podemos mudar a sua realidade contábil para melhor!

O setor de contabilidade é o coração de qualquer negócio. Os números e dados significam muito para o sucesso das empresas, por isso, é muito importante manter o departamento de contabilidade o mais avançado possível. Por isso, é fundamental que o departamento contábil esteja firme e mais alinhado aos objetivos do negócio. Basicamente, o departamento de contabilidade gerencia a frente econômica do negócio, sendo o principal objetivo da maioria das empresas a obtenção de lucros, o setor contábil é a parte intrínseca de qualquer organização, porém, a contabilidade é um setor geralmente negligenciado. A maioria das pessoas subestimam a importância do departamento, já que as suas operações são executadas principalmente nos bastidores. No entanto, um bom gestor sabe o valor de um setor contábil liderado com excelência e entende a importância de um sistema contábil eficiente para o negócio. Por isso, ao decorrer deste artigo você irá conferir os tópicos principais no que se refere a uma boa liderança contábil! Visão de negócio e planejamento estratégico e orçamentário Para o contador que está a frente da contabilidade de uma grande empresa, esses itens são essenciais para a continuidade das companhias. É extremamente necessário ter visão, planejamento e orçamento, pois muitas vezes temos boas ideias, porém quando vamos executá-las gastamos mais recursos humanos e financeiros. Uma dica valiosa que compartilhamos com vocês é ter um plano de curto, médio e longo prazo, pois assim podemos saber onde estamos hoje, onde queremos chegar e o que precisaremos fazer para chegar ao objetivo final. A contabilidade orçamentária aliada à análise de demonstrações financeiras e contábeis, são ferramentas que todo líder contábil precisa conhecer, pois através dele é possível um maior conhecimento para fazer projeções futuras da companhia e ainda analisar através de indicadores, seu desempenho, orçamento e realizações. Conhecendo a maturidade do processo que você gerencia Um dos tópicos de competência para um profissional contábil em uma empresa de pequeno, médio e grande porte é estar aberto às mudanças, a inovação, estar ciente de quais processos precisam ser melhorados, buscar ferramentas e engajar o time em prol desta evolução, em busca de agregar valor para as atividades de sua área, e para a companhia. E se você está em uma grande empresa, você constantemente é procurado por empresas com diversas soluções que prometem resolver seus problemas com processos repetitivos, sejam sistemas integrados, RPAs (Robotics Process Automation), seja até mesmo iniciativas dentro da própria organização, como um colaborador que consegue desenvolver macros para automatizar partes da rotina, e não estamos fazendo juízo de valor se a solução “A” é melhor que a “B”, tudo é uma questão de você se perguntar: a solução atende minhas necessidades e expectativas? Meu processo está pronto para receber esta solução? A primeira pergunta é fácil de ser respondida, com todo seu conhecimento sobre as atividades de seu setor, se existe uma dor, e essa solução soluciona essa dor, então sim, a solução atende sua necessidade, bastando alinhar as expectativas. Agora, com relação à segunda pergunta, o profissional contábil em cargo de liderança, deve ser capaz de respondê-la, principalmente para evitar gastos desnecessários ou retrabalhos, e até mesmo frustrações quando implementa uma solução e ela não funciona na sua empresa, mas você fez um benchmarking e viu funcionando em outra empresa, o que deu errado? Maturidade do processo, você deve ser capaz de avaliar se o processo que pretende automatizar é maduro o suficiente para tal finalidade, se você tem um processo ineficiente, ao automatizar você simplesmente está automatizando a ineficiência. Mas como saber se o seu processo é maduro suficiente? Previsível: é o processo que além de ser padronizado, pode ser medido e controlado através de indicadores, tornando fácil a previsão de problemas, visto que este processo tem um comportamento conhecido. Otimizado: é o processo que é totalmente gerenciado, padronizado, é escalável e controlado, este processo tem a capacidade de alocar esforços para atingir os resultados da empresa de forma mais otimizada possível. Se seu processo não é padronizado, e não tem seus procedimentos claramente estabelecidos, você começa a exigir das soluções um rol de exceções demasiado grande, quanto mais variáveis imprevisíveis, maior o risco em seu processo, menos previsível ele será, e a tão desejada otimização fica cada vez mais longe. Lembre-se, você deve estar seguro de si e ciente da maturidade dos processos sob seus cuidados, quando um processo não está funcionando, você sofrerá forte pressão dos altos líderes para buscar uma solução, e muitas vezes, pressão para implementar uma solução de automação no seu processo. Sendo assim, você deve ser resiliente, enfático, colocar os pés no chão, e antes de embarcar nessa onda, checar se o seu processo é maduro suficiente para tal finalidade, implementar uma automação em um processo que não funciona, é jogar dinheiro fora, se a pressão está forte, trace um plano de ação que envolva uma análise do seu processo, melhore o processo. Organize ele de forma a ter procedimentos claros, padronize o seu processo, e quando atingir nível de maturidade adequado, só então ele estará apto a ser um candidato à automação. Liderança e gestão de pessoas Na liderança e gestão de pessoas, são utilizados critérios próprios de cada empresa, por exemplo, a empresa pode definir notas para cada função onde você gestor mede o desempenho e feedback para equipe, a fim de melhorar ou manter a nota dos mesmos, se você está na gestão ou pretende estar e nunca fez um treinamento de liderança e ferramentas de análise e feedback é bom pensar em iniciar, isso são técnicas e para tal existem processos e ferramentas para aplicação. Então, palavras que podem parecer estranhas é bom conhecer: feedback, avaliações 360, pesquisa de clima, ninebox, dinâmica de espelho, comemoração de entregas e resultados, meritocracia, PLR entre outras são ferramentas que contribuem para a gestão. Como sempre os grandes líderes falam “bom gestor poderá levar as pessoas mais longe de onde elas pensam que poderão chegar''. Simon Sinek autor do livro “Comece pelo porquê" que deixa bem claro o papel de um gestor: "100% dos clientes são pessoas. 100% dos funcionários são pessoas. Se você não entende de pessoas, você não entenderá de negócios." A busca por inovação e automação Esse é outro pré-requisito do gestor contábil, pode ser para aumentar o resultado da empresa, gerando receita ou mesmo reduzindo custos, pode ser ainda aumentando a qualidade das informações e nível de Compliance (conformidade) da companhia. Muitos gestores tendem a se prender aos hábitos antigos, pois muitos ainda estão tão acostumados com suas milhares de planilhas de controle que não enxergam a dificuldade e o problema que possuem, um trabalho que poderia ser realizado em 1 hora sendo realizado em 1 dia, consolidando planilhas para reportes e acompanhamento de 1000 obrigações e rotinas do time. No final das contas, a direção quer resultados e somente resultados, sem ter que devolver esse resultado lá na frente, ou seja, sem risco de uma fiscalização ou penalidades. O que você tem feito hoje, para ao final de um ciclo ou período colocar no seu histórico na companhia? Exemplo: Reduzi “X” em custos com meu projeto de automação ou projeto “XYZ”, aumentei a produtividade do time em “X”% com o projeto “XYZ”. Estas são situações que irão contribuir muito na evolução da sua jornada como um líder contábil de alto desempenho. Um fator importante é que muitos acreditam que a Ciência Contábil é uma Ciência Exata igual a matemática e não é, ela é uma Ciência Social aplicada e por isso ela muda conforme a sociedade necessita. Então mudar é preciso. Acompanhar as mudanças é fundamental para um profissional dentro de uma grande empresa, não só acompanhar, como aplicá-las, de forma responsável, tempestiva e mantendo a organização competitiva. Conclusão A coisa mais importante a entender é que, sob o seu comando, o departamento de contabilidade deve estar em estado de desenvolvimento permanente. É isso que possibilita tanto o sucesso da sua liderança quanto o da sua equipe. Continue implementando novas coisas e você estará sempre um passo à frente. O papel dos contadores na era digital de hoje evoluiu. Um departamento de contabilidade que funciona de forma eficiente tem um líder forte e aberto às mudanças do mercado, o que, por sua vez, cria uma equipe forte e melhor preparada para futuros cenários. Essa força ajuda a aliviar a pressão que acompanha o trabalho de relacionar os números – os mesmos números que determinam o valor para os investidores. Para uma liderança mais eficiente e estratégica você pode contar com o TaskDo! Agende uma demonstração hoje mesmo e veja como o TaskDo pode transformar o dia-a-dia da sua contabilidade!

Os arquivos da empresa têm o dom de sair do controle rapidamente, não é mesmo? No final das contas, as empresas querem ter uma gestão de arquivos eficiente e organizada, mas sem gastar toda a sua energia em uma organização meticulosa e isso só é possível graças a uma gestão de arquivos automatizada. Há muitos benefícios em utilizar uma ferramenta que ajuda a gerenciar a documentação gerada – e conhecer eles é o primeiro passo para escolher que tecnologia atue ao seu lado na hora de gerir seus arquivos de forma eficiente. Continue a leitura e conheça a importância da automação na gestão de arquivos e claro, aprenda como usar na sua gestão! O TaskDo está em constante evolução trazendo novidades que vão revolucionar o dia a dia da sua empresa. Ao final deste artigo você vai descobrir como nossas funcionalidades podem deixar sua rotina ainda mais eficiente e organizada.  Top 5: maiores benefícios de uma boa gestão de arquivos 1. Menos espaço de armazenamento Os custos para armazenar documentos em papel podem aumentar rapidamente. Afinal, você tem que comprar e abrir espaço para armários de arquivo, caixas e caixas de armazenamento. Como um sistema de gerenciamento de documentos é uma solução baseada em software, você poderá liberar espaço e armazenar quaisquer cópias impressas necessárias fora do local em locais mais acessíveis, como um depósito. 2. Backup/recuperação de documentos O armazenamento de documentos físicos não é apenas caro, mas também arriscado. Diversos tipos de ocasiões podem destruir anos de informações valiosas e prejudicar seriamente seus negócios e de seus clientes. Ao armazenar seus documentos em um sistema especializado e baseado em nuvem, você poderá evitar problemas, fazer backup sempre que precisar e proteger facilmente suas informações. 3. Melhora os fluxos de trabalho Muitos gestores e colaboradores possuem sérias dificuldades para encontrar documentos, enfrentam obstáculos com compartilhamento e encontram problemas na hora de fazer o controle. Tudo isso resulta em muita ineficiência. Com a automação, você simplifica os fluxos de trabalho e economiza horas de sua equipe. Com o sistema todos os documentos ficam centralizados e fáceis de usar, as pessoas podem encontrar o que precisam com rapidez, compartilhar arquivos com facilidade e determinar rapidamente se o documento é recente. Essa simplificação os ajuda a ocupar seu tempo em tarefas mais importantes, resultando em uma maior produtividade. Além disso, com um sistema de gerenciamento de documentos, colaboradores de vários departamentos podem compartilhar e trabalhar em documentos em conjunto com o mínimo de esforço. 4. Concede acesso mais amplo aos documentos Um dos maiores problemas com documentos físicos é que eles só podem estar em um local — e fazer cópias nem sempre é eficiente ou seguro. Se você investir em um sistema para gerenciar esses arquivos, todos que precisarem acessar um documento poderão, independente da hora, ocasião e lugar. Além disso, os membros da equipe podem clicar nesses documentos de vários dispositivos, como desktops, laptops ou até mesmo dispositivos móveis. Um sistema de gerenciamento de documentos garante que todos que precisam de acesso aos documentos, tenham facilidade e agilidade. 5. Oferece melhor segurança O amplo acesso a documentos importantes precisa ser feito com cautela, afinal problemas de segurança podem levar a sérias consequências. Um sistema de gerenciamento de documentos é inestimável para escorar essas questões. Afinal, com ele você pode restringir o acesso conforme necessário e , além disso, controlar quem visualizou ou modificou um documento a qualquer momento. Como automatizar sua gestão de arquivos O intuito de uma boa gestão de documentos é conseguir garantir processos que entreguem mais controle e segurança de armazenamento sobre qualquer tipo de informação gerada na empresa. Por mais que pareça simples tornar isso possível, é comum encontrarmos gestores que passam por muitos problemas que poderiam ser facilmente evitados, porque não adotam medidas mais eficazes para guardar seus documentos de maneira eficaz. Neste sentido, contar com um sistema inteligente é mais do que necessário, afinal, apenas ele irá fazer com que a gestão se torne eficiente além de oferecer todos os benefícios já citados. Uma boa ferramenta de automação possui os seguintes requisitos: ● uma interface intuitiva que é fácil de entender e construir; ● vastos recursos de integração, de preferência um que sincronize com seu conjunto de gerenciamento de trabalho/documentos, ou seja, Google Drive, Box, Dropbox, etc.; ● funcionalidade de arrastar e soltar que é fácil de criar, projetar, editar, com pouco ou nenhum conhecimento técnico; ● gerenciamento de equipe inteligente para que você possa atribuir facilmente tarefas e atribuições aos membros da equipe. ● Arquivamento de documentos de forma automática; Você já conhece o TaskDo? Antes de chegarmos ao fim deste artigo, é importante que você conheça as soluções oferecidas no nosso sistema de automação que além de proporcionar recursos para organizar e armazenar seus arquivos, agiliza todos os processos da sua contabilidade. Isso porque o TaskDo conta com o apoio de uma tecnologia avançada. Com isso, o nosso arquivamento automático tem o poder de melhorar seus processos, afinal ele promove uma maior facilidade de acesso a informações importantes. Além disso, ele permite que todas as informações fiquem centralizadas em um único lugar e disponíveis para todos os setores da empresa. Dessa forma, seus dados podem ser consultados a qualquer momento, o que evita que um setor fique dependente de outro, ou até mesmo que a coleta de uma determinada informação fique atrelada a um colaborador específico. Sendo assim, nosso sistema de automação traz maior transparência e racionalização para os seus processos. Com as informações organizadas e centralizadas, os gestores conseguem ter uma visão mais ampla do funcionamento da organização, além de manter todos os dados em nuvem, livre de riscos. A gestão de documentos, quando realizada com o auxílio de tecnologias apropriadas, se torna muito mais ágil, produtiva e segura. Conheça agora mesmo o nosso sistema de gestão contábil e garanta que as rotinas da sua empresa estejam bem organizadas e sejam gerenciadas com excelência, escolhendo a melhor plataforma de automatização e gestão de fluxos de trabalho do mercado contábil.

A tecnologia melhorou a forma de fazer negócios, possibilitando a conexão com clientes e contatos comerciais pela internet. Se você deseja maximizar o sucesso do seu negócio, precisa ter certeza de que está usando ferramentas que proporcionem uma gestão contábil moderna para apoiar seu acompanhamento financeiro. A inovação trazida pela tecnologia e práticas modernas de gestão na contabilidade tem influenciado as aplicações empresariais em diversos níveis. Pois a modernidade oferece sistemas que fornecem informações precisas, apropriadas e altamente relevantes dentro de um período adequado que aborda as principais deficiências das práticas tradicionais de contabilidade gerencial. Qual a importância de uma gestão contábil moderna na tomada de decisões? A tomada de decisões nos negócios deve ser orientada por fatos, números e projeções. A maioria das informações são muitas vezes minuciosas e fornecidas através de relatórios de transações. Uma boa gestão contábil extrai relatórios e insights dos dados reais para responder a perguntas importantes. Assim, a gestão pode basear suas decisões estratégicas com base nos dados e tendências realistas. O processo de gestão contábil consiste em medir e resumir as atividades do negócio, interpretar informações financeiras e comunicar os resultados à administração e outros tomadores de decisão. A gestão contábil da atualidade também motiva os gestores e outros colaboradores a alcançar as metas organizacionais. Uma equipe que trabalha com dados reais é mais motivada, tem melhor desempenho e é mais produtiva. Neste sentido, mais do que ferramentas tecnológicas, a contabilidade moderna se refere a uma mudança estrutural e estratégica dentro das empresas. As ferramentas digitais e a automatização de processos fazem parte desse novo cenário, claro, mas não é só isso. A gestão contábil moderna se tornou efetivamente uma protagonista no ambiente de negócios. Quais são as características de uma gestão contábil moderna? A modernização dos processos contábeis consiste em transformar um cenário manual em automações, levando mais vantagem competitiva para a empresa que adota esse tipo de gestão. Confira agora as suas características: Contabilidade e gestão estratégica atuando juntas Ao terceirizar rotinas burocráticas e adotar ferramentas mais eficientes, a contabilidade moderna tem os principais ingredientes para crescer. Fazendo isso, o profissional tem condições de ser um parceiro realmente estratégico do seu cliente e não um coadjuvante. Por meio da contabilidade, sua gestão terá os melhores insights para decisões importantes dentro dos limites da legislação. Automação de processos Na gestão contábil moderna, o gestor permite que muitos processos do seu fluxo de trabalho sejam automatizados. Sendo assim, aumenta a produtividade e atuação mais estratégica do time. Quando os profissionais deixam de executar tarefas operacionais, eles ganham tempo para se concentrar em atividades de maior valor e projetos estratégicos. Business Intelligence Na digitalização das operações contábeis, o time tem acesso às melhores ferramentas para fazer um acompanhamento contínuo dos processos e resultados. As soluções tecnológicas oferecem dados que orientam muitas análises de desempenho e as tomadas de decisão. A tecnologia permite identificar as necessidades de evolução, usando como ponto de partida a inteligência de negócio gerada com o suporte do sistema. Os seus sistemas e dados são integrados em uma única plataforma. Dessa forma o fechamento contábil, por exemplo, e os fluxos de trabalho são padronizados, garantindo maior consistência nos processos, como também eficiência e controle. Centralização Investir na digitalização dos processos contábeis é a melhor maneira de otimizar o fluxo de trabalho do setor. Como mudar para uma gestão contábil moderna Assim como toda mudança, a transição para a contabilidade moderna pode gerar muitas dúvidas e incertezas. Pois, estamos falando em abandonar a zona de conforto ou até mesmo uma receita que vem sendo passada durante anos, onde muitos acreditam ser a fórmula exata do sucesso. Mas não há outro caminho. Dedicar um tempo à pesquisa é essencial para ampliar a visão de como o mercado tem evoluído. Para modernizar a gestão da atividade contábil em uma empresa de pequeno ou médio porte, o ideal é contar com o suporte de uma plataforma digital que ofereça agilidade nos processos a partir da utilização dos melhores recursos disponíveis online. Veja os quatro principais benefícios que sua empresa pode usufruir ao investir em uma plataforma de gestão contábil: 1- Dados de confiança: com a automação de tarefas operacionais e repetitivas os dados deixam de ser gerenciados manualmente, evitando falhas nos processos. Dessa maneira, com uma base de dados mais limpa e segura, a tomada de decisões também se torna mais assertiva. 2- Tempo para tarefas mais importantes: uma boa plataforma de gestão contábil permite que você, como gestor, padronize e automatize boa parte da carga de trabalho. Com isso, é possível excluir muitas das tarefas repetitivas da lista de atribuições de sua equipe. Assim, eles ganham tempo e energia para atender a demandas mais críticas e estratégicas. 3- Melhor visibilidade dos processos: o seu time sabe exatamente como deve priorizar seu trabalho e canalizar seu tempo e energia? Gerenciar o volume de trabalho é um desafio para muitos gestores e profissionais. Sendo assim, nada melhor do que ter essa demanda centralizada e visível em um único lugar. Ao utilizar uma ferramenta tecnológica que faça a gestão, os profissionais têm visibilidade instantânea e em tempo real, com painéis e relatórios que indicam quais são as tarefas prioritárias. 4- Controle aprimorado: com recursos colaborativos e workflow de revisão, a plataforma de gestão contábil permite que todos tenham acesso aos processos em andamento. Além disso, os gestores de alto nível conseguem manter esse ambiente com um controle aprimorado, aumentando o grau de confiança nos processos e resultados. A importância de um software para a modernização da sua gestão Vivemos um momento onde temos muitas escolhas para automatizar os processos contábeis. Por isso, o caminho que uma empresa escolher precisa ser bem definido de acordo com a sua realidade. Um ferramenta de Gestão é imprescindível para qualquer realidade empresarial. No contexto de uma gestão contábil moderna, as ferramentas tecnológicas têm um papel extremamente importante. Esse tipo de ferramenta é responsável não só por reunir dados e informações, mas por segmentá-las de maneira coerente e produtiva, facilitando a rotina de profissionais e negócios contábeis. Os algoritmos têm sido a base para a execução de tarefas repetitivas, automatizando fluxos de trabalho importantes, como: • troca de informações entre diferentes bases de dados; • organização de documentos fiscais; • geração de relatórios; • cumprimento de obrigações junto ao Fisco como a geração e o envio de documentos fiscais. Além de poupar tempo, eles são essenciais para reduzir erros no dia a dia, tornando o trabalho mais produtivo. No mais, o aprofundamento da gestão dos dados possibilita aos profissionais da área contábil aprimorar suas entregas, adotando uma contabilidade mais estratégica. Conclusão A tecnologia ajuda a fazer muito mais coisas em menos tempo, reduzindo o prazo necessário para o fechamento mensal. Isso porque ao automatizar os processos, o setor também passa a contar com reports melhores e mais ágeis, aumentando a eficiência e gerando vantagem competitiva para a empresa. Uma das melhores soluções para contadores e contadoras que precisam ter fácil acesso aos arquivos, segurança das informações e uma boa ferramenta de busca, é o Gestor TaskDo. Uma das funções do Gestor TaskDo é substituir esse formato tradicional por um filtro simples e automatizado, onde ao toque de um botão tenha disponível qualquer arquivo, de qualquer cliente, período, setor ou analista e como se trata de uma ferramenta 100% web, de onde o usuário estiver. Se quiser entender como o TaskDo pode ajudar você a automatizar processos, clique aqui para entrar em contato e conversar com nossos especialistas!

Independentemente do tamanho da empresa ou da sua situação financeira, o processo de fechamento pode se tornar complicado. Etapas sequenciais - desde o registro de transações até a geração de demonstrações financeiras - devem ser feitas de forma eficiente e colaborativa. Neste sentido, sabemos que a gestão do fechamento contábil pode se tornar uma verdadeira dor de cabeça caso você não consiga manter um controle eficiente. Felizmente, existem maneiras de tornar esse processo recorrente mais gerenciável e dar às equipes e às partes interessadas o tempo necessário para realizar análises e tomar decisões estratégicas de negócios. Você gostaria de economizar tempo no seu fechamento contábil e, ao mesmo tempo, melhorar a precisão de seus números? Saiba como tornar isso realidade com o TaskDo! O que é o fechamento contábil? O processo de fechamento contábil é um sistema recorrente no qual uma equipe de contabilidade verifica e ajusta os saldos das contas no final de um período designado e antes do fechamento do ciclo contábil. Começa com a documentação do lançamento contábil manual para cada transação e termina com a preparação de dados para o próximo período. Todo o processo resulta na produção de relatórios que representam a verdadeira posição financeira de uma empresa. Para aumentar sua eficiência, você deve examinar todo o processo de fechamento no final do mês. Lembrando que quando uma empresa costuma se concentrar apenas em determinadas partes, pode perder bandeiras vermelhas e gargalos que podem criar mais problemas no futuro. Principais desafios do fechamento contábil Leva tempo: o fechamento costuma ser um processo tedioso e demorado. Mas quanto mais cedo for feito, mais cedo as empresas sem sistemas financeiros mais completos poderão começar a usar os dados contábeis. 2. Dados incorretos: finanças precisas dependem de dados precisos. Mas o processo de fechamento pode estar sujeito a falhas, como erros de digitação e de fórmulas, principalmente quando manuseado manualmente ou com planilhas. 3. Equipes distantes: quando os chefes de departamento e a contabilidade não estão no mesmo lugar, isso adiciona um novo nível de dificuldade. Processo delicado: o processo de fechamento é extremamente trabalhoso e repetitivo, com horas - ou dias - gastos na transferência de números e na verificação dupla dos cálculos. Ainda assim, erros acontecem. 4. Falta de recursos: Sem pessoal suficiente e o software certo, o processo de fechamento pode ser ineficiente e parecer desmoralizante para a equipe de contabilidade. 5 passos para um melhor fechamento contábil Quebre os gargalos: encontre os fatores que retardam o processo e corrija-os. Isso pode precisar acontecer gradualmente. 2. Distribua os dados: Garanta que as equipes de contabilidade tenham acesso a todas as fontes que alimentam o fechamento e que os departamentos tenham prazos rígidos para entrada de dados. 3. Crie um modelo de registro: crie uma lista de verificação ou modelo de lançamento no diário para ajudar a garantir que todas as informações importantes sejam documentadas e contabilizadas. 4. Minimize a entrada manual de dados: O risco de erro humano aumenta a cada pressionamento de tecla. Sempre que possível, alimente os dados diretamente nos sistemas de contabilidade e automatize as tarefas de entrada de dados. 5. Realize reuniões pós-fechamento: ninguém quer outra reunião, mas vale a pena dedicar algum tempo para discutir questões de processo, analisar KPIs e pensar em maneiras de melhorar. Controle o seu processo de fechamento contábil pelo TaskDo Como em qualquer setor, o próximo passo para otimizar o fechamento do mês é adotar uma tecnologia que otimize o processo. Transforme tarefas monótonas em funções automatizadas, eliminando muitas tarefas, reduzindo erros, se tornando uma empresa mais competitiva e aumentando a produtividade! Com o software certo as empresas podem melhorar os processos e dedicar mais tempo a tarefas valiosas, como análises financeiras e estratégicas. Isso porque através dele é possível: • Melhorar o processo de reconciliação alinhando automaticamente os dados de fontes discretas, planilhas e sistemas. • Integrar dados e manter todas as informações consistentes. Isso torna mais fácil para as equipes de contabilidade acessarem os principais dados financeiros em tempo real, em vez de esperar que os colegas compartilhem as informações necessárias para concluir um fechamento. Nossa ferramenta de gestão contábil permite que todos os departamentos trabalhem a partir das mesmas fontes de dados atualizadas. . O TaskDo pode reduzir o tempo necessário para concluir o ciclo de fechamento. Por sua vez, isso permite que os profissionais de contabilidade dediquem tempo a atividades mais inteligentes! Com o nosso sistema de gestão contábil você terá: - Um robô de leitura de arquivos, zerando risco da conferência manual; - Gestão de obrigações principais e acessórias; - Controle de rotinas com painéis de acompanhamento exclusivo para o contábil, fiscal e paralegal; - Dashboard com indicadores de desempenho. da equipe; - Protocolo automático no envio de arquivos e informações. Controlando as rotinas através de painéis, com auxílio de robôs para leitura de arquivos e colaboradores para sanar dúvidas sobre nosso sistema, você terá um total aproveitamento de uma ferramenta que vai mudar a rotina da sua gestão contábil, além do dashboard com os indicadores de desempenho e os protocolos automáticos no envio de informações importantes.  Conclusão Você com certeza já está bastante familiarizado com o processo de fechamento contábil. E, a essa altura, você provavelmente está procurando uma maneira de padronizar, agilizar e otimizar o processo repetitivo de deixar tudo em dia no final do mês. Com o TaskDo automatizando seu fechamento financeiro, esse processo se torna contínuo, transparente e descomplicado. Apesar de corriqueira, o fechamento contábil não é uma tarefa tão simples. Porém, dada a importância da contabilidade e do fechamento, todos os departamentos podem se beneficiar de um sistema que venha simplificar tarefas rotineiras aumentando a produtividade e logo, a lucratividade de uma empresa. Não há um melhor momento do que agora para começar – agende uma demonstração hoje mesmo e veja como o Task Do pode transformar o dia-a-dia da sua contabilidade!

A automação e o uso da tecnologia na contabilidade é um tópico que deixou de ser somente comentado e passou a ser uma necessidade. Todos nós sabemos que a tecnologia tem o poder de tornar os profissionais contábeis mais eficientes do que nunca. Embora seja fácil encontrar artigos que declaram a automação como a morte do contador ou algo do tipo, no fundo todo mundo concorda que a automação é sobre evolução e não o contrário. Afinal, as pessoas que atuam na área contábil não vão a lugar algum, estamos falando de uma nova oportunidade de obter mais resultados de seus esforços. Então, quais são os principais benefícios de adotar uma automação em seus processos contábeis? É isso que vamos te mostrar nesse artigo. Vem com a gente! A necessidade de uma visibilidade estratégica sob demanda e insights acionáveis ​​para navegar no ambiente de negócios de forma dinâmica nunca foi tão urgente. A tecnologia, especificamente a automação contábil, pode ser a base para fornecer informações rápidas e contínuas às principais partes interessadas, apoiando os gestores com a agilidade necessária para tomar decisões críticas em tempo hábil. Os processos tradicionais de contabilidade manual introduzem riscos e consomem tanta capacidade que impedem a tomada de decisão eficaz, além de ocupar mais tempo da equipe com tarefas que facilmente poderiam ser resolvidas com a ajuda da tecnologia. Automação contábil, o que é? A automação contábil transforma a maioria das demandas do dia -a - dia em um processo automático, muitas vezes instantaneamente. O objetivo é simplificar coisas que antes eram excessivamente complexas e tornar o processo contábil mais suave em geral. A contabilidade automatizada aproveita a IA (Inteligência artificial) para realizar processos contábeis tradicionais, com o clique de um botão, permitindo que os profissionais de concentrem seu tempo no negócio principal. Uma revolução na contabilidade? Os contadores e contadoras usam software de uma forma ou de outra há décadas e décadas. Clássicos como o Excel podem ser usados ​​para automatizar e aprimorar suas tarefas, não é mesmo? Mas as novas ferramentas das quais estamos falando levam isso adiante. De lá pra cá, vimos inúmeras atualizações de software e novas ferramentas. Mas a profissão não fez grandes avanços até mais recentemente, quando os processos começaram a se tornar automatizados. Você que é apegado ao seu modo de trabalhar, não precisa se preocupar! A automação contábil provavelmente não tornará o Excel obsoleto. As planilhas são, sem dúvida, úteis e oferecem opções quase infinitas aos usuários. A automação não veio para roubar o lugar das ferramentas que já te ajudam em sua rotina, mas sim para potencializar tudo isso porque a automação pode fazer o trabalho pesado. Ela copia dados de uma planilha para outra, identifica discrepâncias e informações ausentes e torna todo o processo mais detalhado de forma automática, por exemplo. À medida que as empresas crescem, os processos contábeis vão se tornando cada vez mais complexos. Manter a transparência financeira e a objetividade é fundamental para manter suas operações de forma mais tranquila, assim os líderes podem se concentrar na expansão mais rápida. As equipes de contabilidade que aproveitam a tecnologia podem passar rapidamente do trabalho de contabilidade manual para os sistemas de contabilidade automatizados. Isso minimiza a tarefa tediosa de gerenciar sistemas contábeis desatualizados e ajuda a construir uma infraestrutura de dados sólida, confiável e limpa. O resultado: melhor controle sobre as contas, melhores dados e, portanto, melhores decisões estratégicas de negócios. Os principais benefícios da automação contábil  1. Tempo economizado Claramente, o benefício mais comentado da automação é a quantidade de tempo que ela economiza. Se outra pessoa fizer o trabalho manual que você faria normalmente, você terá mais tempo livre, não é? O mesmo acontece se tem um sistema fazendo uma tarefa por você. A maior economia de tempo ocorre durante o fechamento financeiro. Se sua equipe está usando suas ferramentas corretamente, não deve haver nada para conciliar! A maioria dos dados que você normalmente verificaria e copiaria nos sistemas já foram verificados e copiados. Com a economia de tempo, a equipe de Contabilidade pode ser redistribuída para lidar com tarefas mais estratégicas, e as equipes podem escalar para suportar o crescimento sem adicionar novas contratações, o que nos leva ao próximo grande benefício. 2. Maior produtividade Um resultado óbvio da economia de tempo mencionada acima é a capacidade de produzir mais no mesmo período. Isso pode ser assustador porque provavelmente significa menos horas faturáveis. Mas, na realidade, a automação abre mais tempo para você fazer o que realmente vai fazer a diferença no seu trabalho - você pode fazer uma contabilidade alinhada à gestão e orientar para a saúde financeira. Com automação você pode fazer isso com mais frequência, para mais setores. Além disso, a automação também libera os contadores e contadoras para concentrar seus esforços em áreas de maior risco, novos modelos de negócios ou transações complexas, e oferece oportunidades para o desenvolvimento de talentos que melhoram a retenção e ajudam a contabilidade a evitar rotatividade indesejada. 3. Dados precisos e melhores insights As pessoas são conhecidas por cometer erros. A beleza das máquinas é que elas não costumam cometer pequenos erros de computação. As ferramentas de contabilidade podem criar milhares de lançamentos contábeis em segundos, sem risco real de que os dados sejam manipulados incorretamente. Claro, isso ainda requer um bom contador para verificar o trabalho e auditar esses dados, mas com mais dados de qualidade, melhor os relatórios e as tomadas de decisões. A automação contábil permite unificar esses dados de forma mais rápida e contínua. Isso permite a exploração mais frequente de tendências, exceções e insights sem ter que esperar pelo fechamento do período. Mais tempo para análise e insights de qualidade significa que você está melhor posicionado para dar suporte à tomada de decisões estratégicas. A equipe de contabilidade pode criar facilmente relatórios e painéis que podem ser ajustados quando novos fluxos de receita, centros de custo e outras mudanças nos negócios são introduzidos. 4. Dados na nuvem Qualquer um que usa regularmente programas em nuvem sabe o quanto a vida parece mais simples em comparação com os velhos tempos. Agora você pode levar todos os softwares, processos e arquivos de contabilidade importantes para onde quer que vá. Se você precisar processar rapidamente um pagamento ou verificar um documento - não se preocupe. Enquanto anteriormente você precisava estar fisicamente na mesa certa ou ter arquivos em papel à sua frente, tudo o que você precisa estar te esperando de forma online. Este conceito é tão simples, mas já parou pra pensar que ele era praticamente impensável há 10 anos atrás? 5. Desenvolvimento profissional Qualquer carreira com altos níveis de trabalho manual repetitivo tem o potencial de ser automatizada. Quem atua na área contábil se enquadram nesta categoria. Mas essa mudança, na verdade, apresenta uma oportunidade de crescimento. As máquinas ainda não podem fazer tudo sozinhas, e contadores inteligentes precisam estar lá para conduzir o software e garantir que ele funcione perfeitamente. Não importa quão proficientes as máquinas se tornem em automatizar tarefas de contabilidade, elas nunca chegarão perto do valor permanente de um bom contador ou contadora! Quando bem usada, a automação contábil deve simplesmente remover todas as partes tediosas e frustrantes do trabalho, deixando espaço para contabilidade gerencial, estratégica e uma boa comunicação. Sendo assim, os contadores devem aproveitar a chance de usar essas ferramentas hoje para se tornar um contador que faça a diferença e um especialista em software de contabilidade, por que não? Conclusão Até agora, as razões para adotar a automação contábil em sua rotina devem estar bem claras. Essas plataformas economizam seu tempo, evitam erros e mantêm todos os documentos importantes ao seu alcance. Os processos contábeis manuais não são sustentáveis ​​para prosperar no ritmo acelerado do mundo dos negócios atual. A automação contábil é necessária para monitorar continuamente erros e ineficiências antes que se tornem distorções. Com o TaskDo, você muda para a contabilidade automatizada e obtém os benefícios que te mostramos ao longo deste artigo. O TaskDo impulsiona uma melhor tomada de decisão em toda a empresa, fornecendo controle em tempo real, eficiência operacional e insights importantes ​​que estão alinhados com as suas operações diárias, através de uma ferramenta de gestão contábil feita de contador para contador. Converse com um de nossos consultores e solicite uma demonstração gratuita! Entenda como podemos mudar a sua realidade contábil para melhor!

Como seres humanos que somos, estamos em constante evolução, e os erros acabam fazendo parte dessa evolução. Embora a natureza humana não seja algo que possamos mudar ou ajustar facilmente, uma das principais melhorias que você pode fazer em seu negócio é determinar como um erro nunca mais acontecerá no futuro e fazer os ajustes apropriados para evitar que eles ocorram. Afinal, erros contábeis podem impactar diretamente o resultado de um negócio, fazendo a empresa correr riscos reais de quebrar caso não seja possível uma reversão de danos. Erros podem acontecer com bastante facilidade e podem ter consequências caras para uma empresa, por isso no artigo de hoje nós vamos te mostrar 4 atitudes que devem ser evitadas pelo setor contábil para não quebrar uma empresa. São elas: 1. Não estabelecer e listar todas as tarefas dos processos sob sua responsabilidade Fazer uma gestão de tarefas é fundamental para que a equipe esteja alinhada com as demandas e as metas da empresa, afinal, em uma geração de colaboradores multitarefa que está cada vez mais ocupada e cada vez menos produtiva, é fundamental controlar todas as tarefas e atividades que precisam ser executadas. Todo negócio tem tarefas. Toda tarefa tem prazos. Todo prazo tem responsáveis. Entender para que serve a gestão de tarefas dentro da área contábil é fundamental para que as vantagens de praticá-la sejam tão perceptíveis quanto os seus desafios. Existem dois motivos principais para atrasos na entrega de atividades: ● Falta de clareza sobre o os objetivos de prazo; ● Desorganização na hora de executar as atividades. Ao estabelecer um método de organização das tarefas que estão sob seu cuidado, você terá a vantagem de tornar os prazos conhecidos e permitir que sejam executados de forma realista e possível. Neste sentido, o primeiro passo para que você consiga visualizar suas tarefas de uma maneira eficiente é ter a clareza de tudo que precisa ser feito. Comece fazendo uma lista de todas as tarefas pendentes. Quando você tiver clareza de todas as tarefas pendentes, faça uma categorização entre tarefas emergentes, urgentes, no prazo e planejadas. A partir daí, comece a delegar e executar o que for necessário. Sem uma gestão efetiva das tarefas que você precisa entregar, você perderá eficiência e eficácia, perderá seu tempo com atividades desnecessárias e que não agregam valor ao negócio, além de custos mais elevados que o necessário, o que vai causar impacto negativo para a organização. 2. Não ter cronograma de entrega de cada fase do processo contábil É extremamente importante definir um cronograma contábil para manter sob controle todos os processos que você precisa manejar. Se a atualização diária não for possível, é necessário que pelo menos algum tempo uma vez por semana você possa dedicar para fazer este controle. Há uma série de razões pelas quais sua capacidade de cumprimento de prazos é tão crítica na área contábil. As metas para cumprir as obrigações financeiras e fiscais existem e precisam ser cumpridas. Sua empresa precisa cumprir prazos para garantir a satisfação de seus clientes, não é mesmo? Os prazos fazem parte do trabalho de todo aquele que atua na área contábil e na maioria das vezes eles são apertados. Se você está trabalhando com muitas regras fiscais ou sua empresa possui diferentes atividades ao mesmo tempo, pode parecer que você está fazendo constantemente malabarismos para atingir as metas, sabemos disso. Nesse sentido, um bom sistema de gestão — que gere automaticamente tarefas e atividades a serem executadas —, além de incluir alertas que comuniquem à gerência ou à diretoria sempre que um prazo for expirado, é uma boa maneira de evitar que fique se buscando um culpado pelo atraso de um processo e consequentemente evitando demissões. 3. Se concentrar na entrega de informações ao fisco ao invés de fornecer dados estratégicos a Direção Por que se concentrar apenas em suas demonstrações financeiras e atividades fiscais? O que impede você de desempenhar um papel estratégico para a gestão do negócio? A falta de dados estratégicos que auxiliem os tomadores de decisão pode prejudicar gravemente um negócio. Acontece que muitas vezes, essas demonstrações contábeis não conseguem refletir de forma adequada a realidade da empresa e são inúmeros os motivos que nos levam a afirmar isso. Falta interesse em mostrar números melhores para concessão de crédito, disciplina e organização na hora de realizar os registros contábeis entre diversos outros fatores que vão ser prejudiciais tanto o seu desempenho, quanto o da empresa em si. Aqueles que conseguem se manter em posição de relevância dentro de uma grande empresa, são os que utilizam as estratégias contábeis mais relevantes, aplicam novos recursos e acompanham as práticas do mercado. Entre as táticas atuais está a gestão e análise de dados, mais do que uma tática necessária, estamos falando de uma verdadeira exigência do mercado. Isso acontece porque o gerenciamento estratégico dos dados ajuda o negócio a conhecer melhor os seus clientes e como pagar o menor tributo dentro das opções das leis. Com isso, os profissionais criam estratégias apropriadas e as direcionam para conseguir melhorar os resultados das vendas. As ações geram impactos positivos, pois não são baseadas apenas em aparências. 4. Realizar a conferência manual das entregas Processos manuais geralmente exigem conferências. Se você ainda não pensou em automatizar seus processos, você corre sérios riscos. Um deles é a inconsistência nos dados, afinal, erros de digitação podem ocorrer. Se formos analisar, um problema puxa o outro: os processos manuais estão mais sujeitos a erros. Surge então a necessidade da conferência, aumentando o risco de atraso das entregas e perda de produtividade. Quanto tempo você costuma levar em suas conferências manuais? Este é um dos principais problemas de produtividade contábil para quem ainda não aderiu à tecnologia. Para uma gestão de tempo mais eficiente é necessário um sistema que simplifique os processos e garanta a confiabilidade das informações. Neste sentido, um software específico para as rotinas da contabilidade torna muito mais fácil o cumprimento de prazos. Em primeiro lugar, porque a checagem de documentos, a digitação de dados e a conferência manual deixam de consumir o tempo que você poderia estar utilizando para fazer uma entrega mais estratégica para os gestores e tomadores de decisões.  Conclusão: Uma tendência crescente no mundo de contabilidade, é uma combinação de software e design de processos que ajuda a otimizar os processos fiscais, contábeis e financeiros de sua empresa. Produza demonstrações financeiras precisas e reduza o tempo necessário para preparar seus relatórios de fechamento contábil, aproveitando o poder da tecnologia. Um processo automatizado de fechamento fiscal, contábil e financeiro do mês permitirá que a equipe prepare relatórios detalhados e atualizados com informações necessárias para que os gestores usem para tomar melhores decisões sobre o futuro da empresa. Converse com nossos consultores e entenda como a TaskDo pode mudar a realidade do seu negócio através de uma verdadeira transformação no dia a dia da sua contabilidade! Solicite uma demonstração!